În articolul acesta, prezentăm toate informațiile necesare cu privire la sistemul electronic pentru gestionarea documentelor unei afaceri, dar și avantajele utilizării unui astfel de sistem.

Ce este un sistem electronic pentru gestionarea documentelor

Un sistem electronic pentru gestionarea documentelor se referă la un program digital tip software menit să înregistreze, să stocheze și să organizeze diferite tipuri de documente, în funcție de natura acestora și rolul lor în procesele de afaceri. Prin utilizarea unui sistem electronic pentru gestionarea documentelor, mii de fișiere care ar fi fost prelucrate în mod manual de către angajați pot fi gestionate și stocate cu ușurință, permițând utilizatorilor să acceseze și să recupereze rapid documentele atunci când este necesar.

Este de la sine înțeles că implementarea unui sistem digital pentru gestionarea documentelor va reduce timpul petrecut cu rezolvarea sarcinilor birocratice și repetitive, crescând astfel productivitatea și nivelul de concentrare al angajaților pentru activități mult mai importante.

Cum funcționează un sistem electronic pentru gestionarea documentelor

Deși modul de funcționare diferă de la un furnizor la altul, un sistem electronic pentru gestionarea documentelor este obligat să urmeze trei pași principali, reducând timpul și eforturile depuse de angajați pentru activitatea birocratică:

1. Captarea documentelor și a datelor

Pentru ca documentele să fie înregistrate în sistemul electronic, trebuie asigurată o sursă de captare a acestora, precum un scanner digital. Un scanner este soluția ideală dacă există dosare întregi de acte și documente în format fizic, stocate într-un depozit sau în dulapul biroului.

2. Stocarea documentelor

După scanarea și indexarea documentelor, sistemul electronic va ajuta la stocarea digitală. În general, este important ca angajații să aibă libertate de acces, fie prin crearea unor conturi personale pentru fiecare individ în parte, fie prin posibilitatea de acces a sistemului doar prin intermediul infrastructurii IT din companie. Astfel, documentele stocate pot fi partajate în timp real între departamente, îmbunătățind comunicarea internă și colaborarea dintre angajați.

3. Recuperarea/distribuirea documentelor

Recuperarea sau regăsirea anumitor documente poate fi necesară la un moment dat. De aceea, un sistem electronic profesional de gestionare a documentelor va permite căutarea cu ușurință a documentelor prin indexarea lor cu anumite cuvinte cheie. Sistemul electronic utilizează o funcție inovativă prin care reușește să pună la îndemâna utilizatorilor chiar și cele mai vechi documente înregistrate.

În același timp, sistemul electronic pentru gestionarea documentelor permite partajarea fișierelor înregistrate și stocate prin intermediul e-mail-ului sau prin încărcarea și partajarea cu ajutorul unei aplicații utilizate intern pentru o distribuție mai rapidă și ușoară.

Avantajele utilizării unui sistem electronic pentru gestionarea documentelor

Odată digitalizate documentele companiei, vor putea fi observate avantajele și beneficiile pe termen lung. Cu toate acestea, este necesară și asigurarea protecției datelor. Chiar dacă documentele electronice sunt ferite acum de riscul de pierdere din neatenție sau din cauza unui incendiu, acestea vor înfățișa alte riscuri de domeniul ciberneticului. Compania și documentele trebuie asigurate cu ajutorul sistemelor de securitate integrată.

Dintre avantajele utilizării unui sistem electronic pentru gestionarea documentelor, amintim:

• Vă ajută să găsiți anumite documente mult mai rapid și ușor prin funcția de indexare a sistemului. Astfel, ori de câte ori aveți nevoie să accesați sau să revizuiți un anumit documente, nu va mai trebui să-l căutați printre miile de dosare pe care le aveți în depozit;
• Vă ajută afacerea să funcționeze mult mai eficient prin faptul că reduce timpul și efortul uman asupra sarcinilor repetitive, de natură birocratică. În acest fel, va îmbunătăți nivelul de productivitate al angajaților, aceștia concentrându-se asupra altor procese de afaceri care au nevoie de gândire critică și creativitate;
• Vă ajută să economisiți din bugetul companiei prin faptul că reduce costurile legate de hârtie, imprimare și depozitare a documentelor;
• Îmbunătățește atât colaborarea internă, între departamente, cât și colaborarea externă, cum ar fi cu furnizorii și sponsorii companiei. Având în vedere că firma dumneavoastră trebuie să furnizeze rapoarte despre activitățile întreprinse către părțile interesate și colaboratorii externi, gestionarea electronică a documentelor va permite acestora să acceseze fișierele necesare printr-o simplă apăsare de buton;
• Stochează și protejează documentele și datele confidențiale despre firmă de riscurile unui atac cibernetic. Utilizarea unui sistem electronic pentru stocarea documentelor este probabil unul dintre cele mai sigure metode de protecție a fișierelor - mai sigur decât stocarea acestora în mail-uri sau pe un hard-disk extern și, cu siguranță, mai sigur decât dacă ați păstra documentele într-un depozit. Astfel, un sistem electronic este configurat pentru a oferi securitate și siguranță. Mai mult, acest sistem permite crearea copiilor de rezervă (backup) pentru a preveni evenimentele neplăcute care includ pierderea atât a documentelor fizice, cât și a celor digitale.
• Ajută la crearea unor bune practici de conformitate pentru afacerea dumneavoastră, ceea ce înseamnă, de asemenea, un avantaj primordial pe piața competitivă.

Automatizarea proceselor de afaceri este o mișcare care se petrece la momentul actual, deoarece acest lucru ajută multe companii să facă față la comportamentele de consum ale societății și la cererile imense. Asigurați-vă afacerea prin implementarea mai multor metode de eficientizare a sarcinilor zilnice cu ajutorul soluțiilor Eutron!